Combien de fois êtes-vous sortis de réunion en ayant eu l’impression d’avoir perdu votre temps ? La réunionite aigue est une maladie largement répandue dans nos entreprises, à laquelle s’ajoutent parfois des facteurs aggravants comme le distanciel ou le mode hybride. Cette inefficacité ralentit la prise de décision ou les avancées sur les projets alors même que l’environnement dans lequel évoluent les entreprises ne cesse d’accélérer. Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un facilitateur ou une facilitatrice, les rôles qu’il ou elle tient et la valeur apportée.
Qu’est-ce qu’un facilitateur ?
D’après le Larousse, « Faciliter » signifie « Rendre quelque chose facile ou plus facile à quelqu’un. Par extension, un facilitateur ou une facilitatrice est donc quelqu’un qui rend quelque chose facile ou plus facile à quelqu’un. Appliquée à une réunion, il s’agit d’une personne qui va rendre la réunion plus efficace en permettant aux participants d’atteindre les objectifs identifiés dans l’agenda. Dans le monde de l’entreprise, on l’associe souvent spécifiquement à des ateliers d’intelligence collective, mais qu’est une réunion si ce n’est pas un endroit où l’on attend de l’intelligence collective ?
Quels sont les Rôles d’un facilitateur ?
Le facilitateur comme Conseiller
En amont de la réunion, le facilitateur peut être amener à proposer des structures et des durées permettant de rendre la réunion la plus efficace possible. Cela peut être très varié et demande une certaine créativité selon les participants et les modalités logistiques de la réunion. Par le passé, en tant que Conseillère, j’ai été amenée à :
- Rappeler l’intérêt de prévoir des pauses
- Proposer des icebreakers
- Proposer des activités d’intelligence collective pour faciliter l’atteinte des objectifs C’est bien sûr une liste non exhaustive !
Le facilitateur comme Gardien du temps et de l’agenda
Pendant la réunion, l’un des rôles des facilitateurs est de garder un œil sur sa montre et sur l’agenda. En effet, il va permettre de s’assurer que la réunion commence et finit à l’heure et que les sujets traités le sont dans le temps imparti.
Cela peut paraitre ennuyeux de prime abord. Cependant, j’ai pu constater que cela offre un confort aux participants. Ils savent qu’ils peuvent se focaliser sur les discussions sans stresser par avance sur le fait d’être en retard sur la suite de leur journée. (réunions, rendez-vous, etc…).
De plus, avoir un facilitateur qui maintient une pression sur le temps et la tenue de l’agenda va encourager les participants à se concentrer sur l’objectif sans se perdre dans des discussions hors sujet.
C’est dans ce rôle que l’on m’a fait le feedback le plus inattendu et spontané. J’avais facilité un atelier en distanciel avec une vingtaine de participants de départements différents et localisés à travers le monde. Ils devaient s’aligner sur des définitions standards et définir des plans d’action. Nous avions réussi à atteindre tous ces objectifs. Peu après, l’une des participantes m’a envoyé un mail qui disait en substance : « Je suis venue à cette réunion en pensant que j’allais encore perdre mon temps. En fait, ça a été l’une des réunions les plus efficaces que j’ai faites dans cette entreprise. »
Le facilitateur comme Modérateur
On a tous connu ces réunions où l’un des participants pense, malheureusement parfois à juste titre, que s’il parle le plus, ou le plus fort, son point de vue sera adopté par tous. Le rôle du facilitateur va être de s’assurer que chacun a l’opportunité de s’exprimer. Au début de la réunion, il va poser les règles ou les faire poser par l’équipe, puis sera le garant de leur respect. Il m’est arrivé à de nombreuses reprises de demander gentiment à quelqu’un de laisser la place à une autre personne, ou d’aller chercher un participant plus silencieux. L’objectif est de créer un espace libre permettant une discussion saine qui permet d’avancer vers les objectifs de l’atelier.
En résumé : A quoi sert un Facilitateur?
On sous-estime souvent l’impact du facilitateur. C’est un rôle qui est un peu comme l’huile dans un moteur. On ne se rend compte de son utilité que lorsqu’elle manque ou qu’elle est de mauvaise qualité. De mon côté, j’ai l’habitude de dire à mes participants que s’ils ont l’impression que je n’ai rien fait, c’est que j’ai bien fait mon travail. Ce n’est pas un rôle qu’un participant à la réunion devrait avoir. Il est extrêmement difficile de contribuer à la réflexion ou à la prise de décision tout en assurant la facilitation. Vous avez déjà vu un chef d’orchestre jouer d’un instrument en même temps qu’il guide les musiciens ?
En résumé, avoir quelqu’un, dans une réunion importante, qui se focalise sur le « comment » de la réunion plutôt que sur le « contenu » augmente grandement les chances que la réunion soit efficace et atteigne ses objectifs. Cela n’est pas une garantie car si le facilitateur a une obligation de moyen, le résultat final quant à lui ne dépend évidemment que des participants.
