Dans une entreprise, on a souvent besoin d’atteindre plusieurs objectifs en même temps, avec un délai restreint. Par exemple, on peut vouloir susciter l’adhésion d’une équipe à un ou plusieurs projets et en même temps bénéficier de son intelligence collective sur ces mêmes projets. C’est la problématique que j’ai rencontrée lorsque j’ai participé à la facilitation d’un comité de direction européen. Et voici ce que nous avons fait.
Lors d’un séminaire de 2 jours en région parisienne à destination du comité de direction européen d’un grand groupe français, l’un des objectifs était d’obtenir l’engagement des participants sur un certain nombre de sujets, puis de les faire travailler sur les plans d’action associés. C’était très important car ce sont eux qui ensuite auraient la charge de déployer les sujets dans leur périmètre. Il fallait donc trouver un atelier efficace qui en un minimum de temps, permettait à chacun de s’engager et de contribuer à la définition du plan d’action.
Nous avons opté pour un format d’atelier appelé le World Café. Dans une première étape, ils ont déterminé 4 sujets prioritaires sur les 9 proposés. Puis, chaque sujet a été assigné à une table de travail. Chaque table était recouverte de papier, et avait un paperboard à disposition. Un facilitateur était également présent sur chaque table. Les participants ont ensuite été répartis en 4 groupes. Chaque groupe a démarré sur un sujet différent pendant les 45 minutes du premier tour. Puis, ils ont changé de table, repartant des résultats de l’équipe précédente et continuant le travail pendant 30 minutes. Le facilitateur sur chaque table permet de résumer les travaux, les discussions et les points en suspens au nouveau groupe qui arrive. Au troisième tour, nouveau changement de table, avec cette fois 20 minutes de travail. Enfin, le dernier tour durait 15 minutes et permettait à la dernière équipe sur la table de présenter le plan d’action final, coconstruit par tous. Chaque tour dure moins que le précédent car il s’agit d’ajouter, de compléter, d’amender ce qui a déjà été fait, quand le 1er tour doit poser les bases. De plus, la contrainte temporelle permet d’éviter les discussions sans fin.
Le fait que chacun a pu contribuer sur chacun des sujets, qu’il soit proche ou plus éloigné de son périmètre a permis un fort taux d’engagement. Les feedbacks collectés à chaud à la fin de l’atelier ont montré un fort taux de satisfaction. Ils ont également apprécié d’être partie prenante de la définition des plans d’actions, de pouvoir se les approprier et de l’aspect dynamique de l’atelier.
Le World Café est un atelier très intéressant à exploiter quand on souhaite capitaliser sur de l’intelligence collective sur plusieurs sujets en un minimum de temps. Il favorise le travail en équipe, dans chaque groupe et entre les groupes, puisque l’on repart de ce que les groupes précédents ont fait. Il permet de rendre les participants acteurs du résultat et donc est très engageant.
