Vous a-t-on déjà demandé, en début de réunion, quelle était votre météo personnelle ? Ce court rituel d’accueil, quand il a lieu, les formes peuvent varier selon les circonstances, en présentiel ou en virtuel : se déplacer dans la pièce, poster un émoji dans un chat, dessiner… et les noms aussi : météo, check in, ice breaker… Dans cet article, nous allons voir ce qu’est ce rituel et quel est son intérêt.
Ce que j’appelle un rituel d’accueil consiste à prendre quelques minutes, en début de réunion, que ce soit en présentiel ou à distance pour accueillir les participants et les inviter à échanger sur leur état émotionnel avant de démarrer. Cela a encore plus de sens en distanciel, quand on ne croise plus ses collègues régulièrement et donc qu’on perd l’opportunité de savoir l’état d’esprit général de la personne.
En présentiel, par exemple vous pouvez dessiner sur des post its, un soleil, un nuage et un orage, et demander aux participants de se placer près du dessin qui représente leur état d’esprit à l’instant T, quelle que soit la raison.
En virtuel, vous pouvez par exemple demander aux participants de poster un emoji, un gif, un mot dans l’outil de messagerie. Ou alors, il est aussi de s’appuyer sur des images comme l’arbre à humeurs.
Ensuite, vous invitez les participants à expliquer en quelques mots les raisons de leur choix, sans que cela soit obligatoire évidemment. L’idée n’est pas de mettre un participant mal à l’aise, encore moins si il a eu la transparence d’exprimer un état d’esprit négatif.
Les participants à votre réunion peuvent sortir d’une autre réunion, ou alors ils étaient en train de travailler à leur bureau sur un autre sujet. Ce rituel va permettre à tout le monde de se poser un instant, de se reconnecter à ses ressentis et donc de se reconcentrer ensuite sur le sujet de la réunion.
Combien de fois avez – vous été dans des réunions où un participant semble particulièrement mal luné voire agressif ? Donner l’opportunité en début de réunion d’annoncer clairement son état d’esprit a deux vertus. D’abord, le participant mal luné va évacuer une partie de sa mauvaise humeur par le simple fait de le dire aux autres, qu’il décide d’en expliquer les raisons ou pas. Il va se sentir écouté, voire soutenu. Cela lui permettra de prendre un peu de recul et de se reconcentrer sur l’objectif de la réunion. Pour les autres participants, le fait d’avoir conscience de la mauvaise humeur de l’autre, et surtout de savoir qu’ils n’en sont pas la cause, ou que la réunion elle-même n’en est pas la cause va les aider à gérer la situation. Par exemple, ils pourront être moins sur la défensive, se montrer compréhensifs…
Comme les participants vont se sentir accueillis, écoutés, voire soutenus, cela va contribuer à la création d’un espace de sécurité dans lequel chacun va pouvoir s’exprimer sans crainte.
Même s’il n’a l’air de rien et qu’il est souvent occulté, il est très utile de prendre quelques minutes pour faire un rituel d’accueil. Certaines équipes que j’ai accompagnées avec notamment ce rituel d’accueil ont décidé de le réutiliser dans toutes leurs réunions, en faisant tourner la responsabilité de l’organisation. C’est l’occasion d’être créatifs sur la forme et en même temps sur le fond cela permet de rappeler que l’on est tous des Êtres Humains et pas uniquement des travailleurs. Le rituel va permettre aux participants d’atterrir de ce qu’ils faisaient avant, de partager leur état d’esprit. Cela va aider à la création d’un espace de transparence et de concentration qui à la fin délivrera une réunion plus efficace et agréable.
